VIII. KYC de nuestros socios empresariales y disposiciones AML

PetroAlianza puede ser legalmente responsable de la conducta de un socio empresarial cuando el hecho tiene lugar en el desempeño de sus labores profesionales para la empresa. No se puede pedir a un socio que preste servicios para la empresa sin la diligencia debida adecuada y sin un acuerdo que contenga las garantías Anticorrupción y Anti Lavado de Dinero necesarias. La diligencia debida comercial y financiera no es suficiente. Se debe tener en cuenta la reputación y la integridad de un socio empresarial potencial, así como el alcance de sus controles internos para impedir los abusos. Ignorar deliberadamente signos de corrupción puede tener las mismas consecuencias que cuando se tiene conocimiento patente de que existe una conducta deshonesta.

Una vez identificada una alerta debe informarse al comité de auditoría que evaluará el riesgo y determinará si se pueden implementar las garantías adecuadas para reducir esos riesgos hasta un nivel aceptable.

Debido a las posibles responsabilidades asociadas a la colaboración con socios empresariales, existen una serie de medidas para proteger a PetroAlianza:

• La diligencia debida deberá documentarse y conservarse en un archivo abierto para el socio empresarial, que será custodiado en la oficina del líder de asuntos legales. Debe actualizarse periódicamente, al menos cada cuatro años.

• No debe pedirse a los socios empresariales que presten servicios sin contrato. Los contratos ayudan a demostrar las razones legítimas por las que se contrató a un socio (o la entidad contratada) y los servicios que presta. Asimismo, los contratos contienen disposiciones para ayudar a proteger a PetroAlianza. Por lo tanto, son importantes.

• Los empleados también deben asegurarse de que las indemnizaciones abonadas a un socio empresarial representan un valor apropiado de acuerdo con los bienes legítimos o con los servicios prestados. Los pagos a los socios empresariales no deben efectuarse en efectivo a PetroAlianza por parte de alguien que no sea la contraparte del contrato, o en un lugar que no tenga ninguna conexión con el lugar donde está basado el socio o donde se realizan las actividades del contrato como un paraíso fiscal o empresas offshore no vinculadas al socio.

Nuestras responsabilidades no terminan una vez que un socio empresarial tiene un contrato. Hay que supervisar constantemente las actividades de nuestros socios. Hay que informar al responsable de cumplimiento de ética global sobre alertas u otras preocupaciones acerca de la corrección de la conducta de un socio que surjan en el curso de la relación con dicho socio para que puedan sopesar los riesgos y desarrollar las garantías adecuadas.

Algunos ejemplos de problemas que podrían surgir en la conducta de un socio empresarial:

• El socio empresarial solicita una compensación adicional cuando no hay una necesidad legítima

• Se tienen noticias de que un funcionario público, un familiar cercano o un socio de un funcionario público, tiene interés en un socio de la empresa

• Existen rumores de que un socio se encuentra bajo investigación por lavado de dinero o alguna otra actividad delictiva. 

PetroAlianza puede llevar a cabo la formación de los socios empresariales, auditorías o buscar certificaciones de cumplimiento cuando sea pertinente. La empresa anima a sus empleados a compartir esta Política Anticorrupción con sus socios empresariales para que sean conscientes de su compromiso con las prácticas comerciales legales y éticas.

Los empleados de PetroAlianza que trabajen para un cliente no deben dejarse tentar por pagos indebidos u otra conducta deshonesta. Los empleados que se enfrenten a una situación que plantee este tipo de preocupaciones deben hablarlo lo antes posible con su supervisor o pedir consejo al comité de auditoría. No trate de resolver este tipo de problemas por su cuenta.