II. Política de gastos admisibles

PetroAlianza reconoce que dar obsequios, ofrecer entretenimiento y brindar patrocinio son una parte legítima de los negocios en Venezuela. Sin embargo, usted es responsable de seguir la Política de Obsequios, Entretenimiento y Patrocinios de PetroAlianza para no incurrir en prácticas corruptas. Nuestra politica explica cuándo esos gastos son admisibles y cuándo se prohíben, así como los controles aplicados a los mismos.

Al tratar con clientes, socios o funcionarios gubernamentales, los empleados deben asegurar que ofrecen, dan y reciben obsequios, comidas y entretenimientos, y pagan por viajes sólo si tienen un valor razonable, que se adhieren a las propias leyes y reglamentos, que no son dados para influir inadecuadamente sobre las acciones o decisiones del receptor, y que son infrecuentes. Cualquier obsequio o entretenimiento provisto a un tercero debe estar reflejado en los libros y registros de la unidad de negocios de PetroAlianza que lo ofrece.

Con esta política se busca asegurar que PetroAlianza maneje estas prácticas comerciales legítimas de manera consistente con este manual anticorrupción, que se cumplan con todas leyes y reglamentaciones vigentes, y que se tengan libros y registros precisos para reflejar estos gastos. Este principio aplica a todos los empleados sin importar su cargo y puede aplicar a aquellos que actúen en nombre de la empresa.

Para ampliar el alcance de esta política, un obsequio, una comida, una oportunidad de viaje o un entretenimiento serán referidos como una “cortesía empresarial”. El término "obsequio" significa cualquier regalo, bonificación, favor, beneficio, descuento, gracia, u otro artículo tangible o intangible que tiene un valor monetario por el cual el receptor no paga un valor de mercado justo. Un “obsequio” incluye también comidas, bebidas, entretenimiento y recreación (entradas, pases, etc.), servicios, capacitación, transporte, descuentos, artículos promocionales, alojamiento, tarjetas de regalos o entradas cuyos números se sortearán en el transcurso de un evento.

Ningún empleado de PetroAlianza puede dar o recibir una cortesía empresarial que viole la ley, las reglamentaciones, los contratos o acuerdos, o las costumbres razonables del mercado. Los obsequios de artículos en cantidades destinadas a uso personal o empresarial que están marcados con las etiquetas promocionales de Petroalianza son generalmente apropiados.

Al decidir sobre la pertinencia de dar o recibir una cortesía empresarial, los empleados deben considerar: (i) cómo se compara en valor a las prácticas usuales de otorgamiento de obsequios en la industria y el país correspondientes; (ii) si existen restricciones legales o regulatorias; (iii) el valor total de las cortesías empresariales de esa persona o de PetroAlianza en el año en curso; (iv) la adecuación de la cortesía empresarial dado el puesto que ocupa el empleado en la empresa; (v) el impacto de la cortesía empresarial para establecer relaciones comerciales positivas con el receptor o proveedor de la cortesía empresarial; y, (vi) si un tercero objetivo consideraría la cortesía empresarial como razonable en costo y cantidad o como extravagante.

Este principio se aplica aun cuando se usan fondos o activos personales y no se espera un reembolso de la empresa. Toda vez que la cortesía empresarial pueda ser vista como dada en nombre de Petroalianza, se debe seguir este principio. Si un empleado intenta ofrecer, o se le ofrece, una cortesía empresarial que podría ser vista como excesiva según este principio, el empleado debe recibir la aprobación por adelantado de su supervisor y del comité de auditoría, quien, a su vez, debe notificarselo al director de la empresa.

El director es responsable de revisar la pertinencia de las cortesías empresariales ofrecidas o provistas por empleados de Petroalianza. La aprobación del director indica que se ha completado la revisión y el supervisor determinó que las cortesías empresariales provistas fueron apropiadas. Los supervisores deben tomarse el tiempo necesario para entender los detalles relacionados con una cortesía empresarial y seguir los procesos existentes para dar su aprobación.

Ejemplos de cortesías empresariales y casos que se consideran violatorios de esta política pueden incluir los siguientes:

1. Entregar o recibir dinero en efectivo o elementos equivalentes a dinero en efectivo como tarjetas de obsequio, certificados de obsequio o vales casi siempre incumple este principio. En circunstancias limitadas y definidas, dentro de condiciones especiales, las políticas y los procedimientos de Petroalianza pueden permitir tales obsequios, pero antes de actuar, los empleados deben consultar al comité de auditoría. 

2. Dar o recibir cortesías empresariales que sean demasiado costosas o frecuentes para estar dentro de las costumbres del mercado o de la situación empresarial, casi siempre viola este principio.

3. No dar o recibir cortesías empresariales que tienen la intención de influir, o parezcan influir, inadecuadamente o de forma corrupta sobre una decisión relacionada con Petroalianza. Los sobornos y las comisiones clandestinas son ilegales e incumplen con este principio.

4. Ofrecer una cortesía empresarial que podría violar la política de la empresa o el organismo del receptor.

5. Ofrecer o proveer cortesías empresariales a empleados gubernamentales (a menos que sea claramente lícito según las leyes y reglamentaciones vigentes) o antes de obtener una aprobación del director.

6. Dar alguna cortesía empresarial para recompensar a un empleado gubernamental por ninguna decisión que tome.

7. Organizar rifas u otros “regalos” para un grupo que está fundamentalmente compuesto de funcionarios gubernamentales que no podrían aceptar la rifa o el premio de regalo si se les ofreciera como un obsequio.

Sanciones:

El incumplimiento de la ley y de esta política para PetroAlianza tendrá como consecuencia medidas disciplinarias, e incluso el despido según lo estipulado LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO, LOS TRABAJADORES Y LAS TRABAJADORAS (LOTTT). 

En el caso que sea un tercero, proveedor, contratista, subcontratista se le impondrán sanciones administrativas como es la prohibición de transacciones, contratos, servicios en donde este fuera parte.